Adequação

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O PRINCE2 pode ser usado em qualquer tipo de projeto, mas a pergunta comum é qual a melhor forma de aplicar o PRINCE2 para executar um projeto específico. A adequação refere-se ao uso apropriado do PRINCE2 em qualquer projeto. A adequação então responde a seguinte pergunta: Qual é a quantidade correta de planejamento, controle, temas e processos para usar?

A implementação do PRINCE2 foca na adopção do PRINCE2 em toda a organização, assim está relacionado a normas, a procedimentos, a integração e assim por diante (como uma metodologia a ser utilizada por toda a empresa); enquanto adequação é feita pelo Gerente do Projeto para adaptar o método para cada projeto.

Abordagem geral da Adequação

Muitas pessoas pensam que elas não precisam de um método de gerenciamento de projeto, pois seus projetos são demasiadamente pequenos ou há muita sobrecarga de trabalho ao usar um método. Elas não percebem que elas podem, ou melhor, devem adaptar a metodologia de gerenciamento para se adequar ao seu projeto especifico; e assim não aumentar a complexidade em seu projeto para satisfazer/adequar ao PRINCE2.

O exemplo que damos é o programa de TV O Aprendiz, onde a cada semana há um novo projeto de dois dias. Duas equipes competem entre si e ambos têm um Gerente do Projeto. Se você assistir O Aprendiz, você perecebe que a maioria dos erros comuns é repetida pelos Gerentes do Projeto e um método gerenciamento ajudaria muito. Além disso, a sobrecarga administrativa não precisa ser mais do que 2 ou 3 páginas de texto, que é muito pouco.

A primeira impressão das pessoas é que adequação é escolher pedaços do método do PRINCE2 e usá-los para gerenciar um projeto; no entanto, esses pequenos pedaços ficam isolados e já não é mais um projeto PRINCE2. O objetivo é aplicar um nível de gerenciamento de projeto que não sobrecarregue o projeto, mas que forneça um nível adequado de controle.

Se o método não é adaptado para um projeto, então o projeto não está sendo executado com eficiência. Isso também é conhecido como gerenciamento de projetos robotizado onde o método é seguido cegamente (o que será prejudicial para o gestor, para a equipe e para a empresa).

Adequação é pensar na melhor forma de aplicar o método para um projeto de forma a obter um bom equilíbrio entre controle do projeto X carga administrativa. Algumas das coisas a considerar:

  • Como adaptar os Temas?
  • Qual linguagem e termos devem ser incorporados?
  • Existe necessidade de rever as descrições de produto para os produtos de administração (conhecidos como "Produtos de Gerenciamento") de forma que faça mais sentido para as partes interessadas?
  • Existe necessidade de rever as descrições de papéis para os papéis de projeto PRINCE2 (por exemplo: para corresponder aos padrões existentes)?

O que mudar ao efetuar Adequação?

Segue abaixo uma lista de todas as principais partes do PRINCE2. Comentaremos sobre cada uma no que diz respeito ao que mudar quando efetuar Adequação do PRINCE2 para atender ao projeto atual:

  • Princípios: Não adaptar Isso é fácil. Uma vez que os princípios estão sempre presentes, todos os 7 princípios devem estar presentes em cada projeto. Não há nada mudar ou adaptar aqui.
  • Temas: Adaptar os temas Os diversos temas incluem qualidade, risco, gerenciamento de configuração e comunicação. Os quatro temas mencionados aqui posseum documentos de estratégia que são adaptáveis de acordo com as necessidados do projeto no Estágio de Iniciação.
  • Termos e linguagem – Adaptar à Linguagem Organizacional Cada organização pode ter sua linguagem de negócios específicos. Por exemplo, algumas empresas referem-se a um Sumário do Projeto como um Project Chart, ou o Business Case como o Caso de Projeto ou Plano de Negócios. Pode ser uma boa idéia usar esses termos durante o projeto em vez dos termos do PRINCE2.
  • Produtos de Gerenciamento – Adptar às Necessidades e Características Organizacionais

O PRINCE2 fornece os produtos de gerenciamento para ajudar na execução do projeto. Estes podem ser adaptados para incorporar como uma empresa deseja trabalhar (ou já trabalha). Por exemplo, um projeto pode precisar de um template diferente de Resgisto de Item de Configuração, pois ele lida com diferentes tipos de produtos.

  • Papéis e Responsabilidades – Adaptar conforme a Operação da Organização O PRINCE2 fornece descrições de papéis padrão no Apêndice C do manual oficial, mas estes devem ser adaptados para cada projeto. Por exemplo, uma empresa não pode usar uma Área Suporte do Projeto, então Gerente do Projeto terá que encontrar outra pessoa para fazer o Gerenciamento de Configuração. Outra empresa pode ter um PMO (Project Management Office) e uma pessoa responsável para um Plano de Revisão de Benefícios; portanto, a responsabilidade devem ser alteradas.
  • Processos – Adaptar conforme necessidade de Cada Projeto Todos os processos devem ser adaptados, que podem ser diferentes para cada projeto. Por exemplo, um Escritório de Gerenciamento de Projeto pode querer iniciar um projeto, mas em vez de começar com uma proposição de projeto, já é capaz de fornecer o Sumário do Projeto com um Biusiness Case Preliminar. Para outro Projeto X pode ser necessário um projeto de estudo de viabilidade. Os resultados do projeto de estudo de viabilidade podem ser a maioria dos produtos de gerenciamento que são feitas nos dois primeiros processos do Projeto.

Nível de experiência para fazer a Adequação

Se você é novo em PRINCE2 e gerenciamento de projetos, então o assunto da adequação pode ser difícil de entender no início. Basta perceber que a adequação acontece. Ele se tornará mais fácil de compreender quanto mais experiência com o PRINCE2 você obtiver.

Se você já teve a oportunidade de trabalhar em um projeto, então um bom começo seria perguntando o que o Gerente do Projeto faria diferente se eles tivessem de fazer o mesmo projeto novamente.

Torna-se muito mais fácil adaptar projetos para o PRINCE2, se você tem uma boa experiência no campo do gerenciamento de projeto e no PRINCE2.

Referência