Closing a Project

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O propósito do processo Closing a Project é fornecer um ponto fixo para verificar se o projeto atingiu seus objetivos e que os produtos tenham sido aceitos.

Objetivo

Os objetivos do Processo Closing a Project são:

  • Verificar a aceitação por parte dos usuários em relação aos produtos do projeto;
  • Garantir de que os produtos podem ser suportados depois que o projeto é desmobilizado;
  • Revisar o desempenho do projeto. Isto é feito comparando-se o projeto realizado com as respectivas linhas de base dos documentos;
  • Avaliar os benefícios já realizados e o Plano de Revisão de Benefícios referente aos benefícios que serão realizados depois do projeto concluído;

Endereçar issues abertos e riscos acompanhados de ações recomendadas. Todas as informações são passadas ao Comitê Diretor do Projeto, pois é o Comitê Diretor do Projeto que oficialmente encerra o projeto; o Gerente do Projeto apenas prepara o projeto para o encerramento. Como você pode imaginar, é o Gerente do Projeto quem faz todas as atividades no processo Closing a Project.

Contexto

Projetos podem ser encerrados, naturalmente, quando todo o trabalho foi concluído, ou o Comitê Diretor do Projeto pode solicitar um Encerramento Prematuro.

Se você olhar para o Diagrama de Modelo de Processo, você verá que o processo Closing a Project é o último processo sobre o nível da gerência, portanto, o último processo para o Gerente do Projeto trabalhar. É bom lembrar que o processo Closing a Project é a última parte do último estágio do projeto.

O projeto deve ter um fim claro com a entrega correta de informações e responsabilidade. Um final claro para o projeto significa o seguinte:

  • Verificar que foram cumpridos os objetivos iniciais;
  • Transferência de propriedade de produtos ao cliente;
  • Identificar todos os objetivos não alcançados para que eles possam ser abordados no futuro;
  • Dissolver a equipe do projeto e certifique-se de que não haverá mais custos para o projeto.
  • O Gerente do Projeto prepara o encerramento do projeto e fornece as informações necessárias para o Comitê Diretor do Projeto. É o Comitê Diretor do Projeto que então toma a decisão de encerrar o projeto. Na verdade, isso é chamado de "Autorizar encerramento do projeto".

Atividades

Há 5 atividades no processo Closing a Project para o Gerente do Projeto e elas são:

  • Preparar um Encerramento Planejado: Confirmação da conclusão e aceitação de produtos.
  • Preparar o Encerramento Prematuro (opcional: No lugar de "Preparar Encerramento Planejado" caso solicitado pelo Comitê Diretor do Porojeto.
  • Passar Produtos para a operação: Entregar os produtos aos clientes, conforme descrito no Documento de Estratégia de Gerenciamento de Configuração.
  • Avaliar o projeto: Comparar os objetivos do projeto com os dados efetivos e redigir o Relatório Final do Projeto.
  • Recomendar o encerramento do projeto: Enviar uma notificação ao Comitê Diretor do Projeto para o enncerramento do projeto.

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Entradas

Como você pode ver, existem dois gatilhos para o processo CP: um encerramento natural no final do projeto e um encerramento prematuramente que vem do Comitê Diretor do Projeto. Os principais documentos do projeto são utilizados (veja o diagrama abaixo), já que o Gerente do Projeto necessita criar um Relatório de Final de Projeto e Preparar o Encerramento do Projeto.

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Saídas

  • Relatório de Lições:
    • As informações virão das Notas de Lições;
    • Estas Lições serão valiosas para projetos futuros e são passadas ao Comitê Diretor do Projeto.
  • Recomendação de Ações subsequentes:
    • São recomendações transmitidas às pessoas que darão suporte aos produtos;
    • As informações virão do Registro de Issue (preocupações, requisições, etc.)
  • Atualizar RIC (Registros de Itens de Configuração):
    • Certificar-se de que todos os documentos de produtos no RIC estão atualizados.
    • Rascunho de Notificação de Encerramento do Projeto:
    • Isso é preparado pelo Gerente do Projeto para o Comitê Diretor do Projeto;
    • O Comitê Diretor do Projeto usará para notificar as partes interessadas que o projeto está encerrado.
  • Plano de Revisão de Benefícios Atualizado:
    • O Gerente do Projeto atualizará o de Plano de Revisão de Benefícios, referente aos benefícios que devem ocorrer depois que o projeto é encerrado. A Gerência Corporativa ou do programa irá acompanhar essa revisão de benefícios.
  • Relatório Final de Projeto:
    • Este é um relatório sobre o desempenho do projeto;
    • O Gerente do Projeto usará o Plano do Projeto, Business Case e muitas outras informações da linha de base do DIP para criar este Relatório Final do Projeto.
  • Recomendar o Encerramento do Projeto
    • Finalmente, o Gerente do Projeto irá enviar uma recomendação de encerramento para o Comitê Diretor do Projeto.

Papéis e responsabilidades

  • Gerente do Projeto
    • Criar ou atualizar todos documentos de gerenciamento relacionados ao encerramento
    • Relatório Final de Projeto, Relatório de Lições, Plano de Revisão de Benefícios, etc.
  • Suporte do Projeto
    • Assitir o Gerente do Projeto (Documentos RIC, todos os Registros, etc.)

Referência