Initiating a Project

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Propósito

O propósito do processo IP é entender o trabalho que precisa ser feito para entregar os produtos requeridos. Esse entendimento é necessário antes de decidir por continuar com o projeto. Como qualquer projeto, há uma série de itens importantes para descobrir, e assim, há uma série de perguntas a fazer sobre o projeto:

  • Quais são as Razões para fazer o projeto, os Benefícios e Riscos?
  • Escopo: O que deve ser feito e o que não será incluído?
  • Quando os produtos podem ser entregues?
  • Como pode ser garantido que a qualidade será possível e alcançável?
  • Como serão identificados e acompanhados os riscos, issues e mudanças?
  • Como será monitorado o progresso do projeto, o que precisa ser informado e com que freqüência?
  • E por último como será adaptado o PRINCE2 de acordo com as necessidades d o projeto?

Objetivo

Vamos colocar o processo Initiating a Project no contexto e olhar para o que ele realmente faz para o projeto. O Processo Starting up a Project verifica se o projeto é viável, enquanto o processo Initiating a Project versa sobre a construção de uma fundação correta para o projeto para que esteja claro para todas as partes interessadas sobre o que o projeto irá alcançar.

A alternativa de permitir que o projeto inicie após o processo "Starting Up a Porject" sem saber qualquer um dos seguintes itens: planejamento, metas, custo, controles e nível de qualidade é análogo a construir uma casa sem fundação ou com pouca fundação. Você construiria sua casa de veraneio assim?

O Initiating a Project pode ser um grande investimento para uma empresa, mas é um investimento necessário para planejar e executar o resto do projeto. Durante o Initiating a Project, o Gerente do Projeto criará uma coleção de produtos de gerenciamento para mostrar: como o projeto será gerenciado, como o custo será administrado, como a qualidade será verificada, como será planejado, como comunicação será feita....É aqui que surje o Ambiente Controlado de um Projeto PRINCE2.

Atividades

O PRINCE2 recomenda 8 atividades no IP, que são:

  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento de Risco, que responderá como gerenciar o risco durante o projeto (ou seja, como gerenciar as regras para abraçar e/ou tratar um risco);
  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento de Configuração, que dará informações sobre como gerenciar os produtos produzidos durante o projeto;
  • Preparar a Estratégia de Gerenciamento da Qualidade, que vai responder a pergunta sobre como realizar e ter qualidade;
  • Estratégia de Gerenciamento da Comunicação, que vai responder a perguntas relacionadas com a comunicação com as partes interessadas;
  • Estabelecer os Controles do Projeto, que fornecerá informações sobre como o Comitê Diretor do Projeto pode controlar o projeto;
  • Criar o Plano do Projeto, que abrange as Descrições do Produto, riscos, prazos e custos;
  • Detalhar o Business Case, o que significa completar o Business Case.
  • Por último, montar o Documento de Iniciação do Projeto (DIP), que é coletar e reunir informações da maioria dos documentos criados até a data.

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Visão geral

O Gerente do Projeto vai começar com os 4 documentos de estratégia e irá criar os Controles do Projeto e Plano do Projeto. Estas atividades são iterativas pois elas continuarão a ser efetuadas durante o estágio de iniciação. O Business Case deve ser concluído após o Plano do Projeto, pois o Plano do Projeto fornece informações necessárias para Business Case (informações de prazo e custos). A atividade final é para compor/montar o Documento de Iniciação do Projeto.

Entradas

  • O Gatilho é a "Autorização Iniciar o Projeto" que vem do Comitê Diretor do Projeto;
  • O Sumário do Projeto vem do processo SU;
  • O Plano de Estágio de Iniciação vem do processo SU.

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Saídas

  • Os quatro documentos de estratégia de gerenciamento: Qualidade, Gerenciamento de Configuração, Risco e Comunicações (parte do DIP);
  • A Estrutura da Equipe de Gerenciamento do Projeto e as Descrições de papéis e Responsabilidades (Parte do DIP);
  • O Plano do Projeto é um plano para o projeto inteiro e inclui todas as Descrições dos Produtos (parte do DIP);
  • O Business Case Detalhado é de responsabilidade do Executivo e fornece as informações para justificar o projeto. O Gerente de Projeto provavelmente ajudará o executivo (parte do DIP);
  • Uma visão geral de como o projeto vai ser controlado (parte de PID);
  • O Plano de Revisão de Benefícios é uma visão geral sobre o quê e quando os benefícios serão realizados durante e após o projeto e quem (Usuário Principal) é responsável por estes benefícios;
  • Nota: O 1o Plano de Estágio de entrega é criado no processo SB (não no processo IP).

O Documento de Iniciação do Projeto constitui um contrato entre o Gerente do Projeto e o Comitê Diretor do Projeto.

Papéis e Responsabilidades

  • Comitê Diretor do Projeto
    • Aprovar todas as partes do DIP
  • Executivo
    • Criar o Business Case Detalhado
    • Aprovar todas as partes do DIP
  • Usuário Principal
    • Fornecer informações e recursos para as Descrições do produto
    • Fornecer informações para o Plano de Revisão de Benefícios
  • Fornecedor Principal
    • Aprovar partes do DIP (exemplo: Plano do Projeto, EEGP)
    • Fornecer recursos para ajudar com o planejamento
  • Garantia do Projeto
    • Revisar a maioria das informações do DIP
  • Gerente do Projeto
    • Criar a maior parte dos documentos exigidos para o DIP
    • Criar o Plano de Revisão de Benefícios
  • Gerente da Equipe Especialista
    • Auxiliar no planejamento (EAP, Estimativa, etc.)

Referência